Se volete adottare delle procedure efficaci, ecco una sintesi pratica in 5 passi subito applicabili nella vostra attività.
Le procedure sono la base per una sana organizzazione del lavoro, ne troppo rigida ma nemmeno lasciata troppo al caso. Vi faranno risparmiare tempo, evitare errori e migliorare la qualità delle vostre prestazioni sin da subito.
1. Parti da ciò che ruba tempo o crea caos
Per decidere quale procedura creare per prima, chiediti:
- Quale compito ti sottrae più tempo?
- Quale, se automatizzato, produrrebbe i maggiori risultati?
- Qual è il punto in cui c’è più bisogno di migliorare?
👉 Applicazione pratica: scegli un’attività ripetitiva o critica (es. gestione clienti, contabilità base, onboarding di un nuovo collaboratore) e inizia da lì.
2. Chiarisci lo scopo prima dei passaggi
Ogni procedura nasce per ottenere un risultato specifico. Prima ancora di scrivere i passaggi:
- Chiediti: “Perché lo facciamo?”, “Ha senso farlo così?”, “C’è un modo migliore?”
- Scrivi in modo sintetico e chiaro cosa vuoi ottenere, con quali standard.
👉 Applicazione pratica: definisci l’obiettivo come fosse un contratto con te stesso. Esempio: “Accogliere un nuovo cliente garantendo entro 24h una prima consulenza e una proposta personalizzata.”
3. Costruisci prima la sequenza, poi il flusso
Scrivi prima una lista lineare di azioni, poi considera:
- Le variabili (se accade A fai X, se accade B fai Y…)
- Crea uno schema a blocchi e frecce per visualizzare il flusso operativo
👉 Applicazione pratica: perfetto per attività come la gestione delle richieste clienti o la preparazione di offerte commerciali, dove ci sono “bivi decisionali”.
4. Specifica il livello di dettaglio in base al ruolo
Esistono due tipi di delega:
- Da manager: dai obiettivi e linee guida, lascia margine d’azione
- Da fattorino: spiega esattamente cosa fare, quando, come e perfino cosa dire
👉 Applicazione pratica: usa la delega “al dettaglio” per ruoli operativi (es. segreteria), quella più “strategica” per chi ha margine decisionale (es. collaboratori senior).
5. Archivia le procedure e monitora
Ogni procedura va raccolta, schedata e assegnata a un responsabile. La scheda di sintesi include:
- Obiettivo, KPI minimi, ruoli coinvolti
- Frequenza del controllo (giornaliera, settimanale…)
- Chi verifica e come
👉 Applicazione pratica: crea un raccoglitore fisico o digitale delle procedure (es. Google Drive o Notion) e aggiorna ogni voce con una checklist e un responsabile.
