Le liste di cose da fare, o in inglese to-do list, insieme al Calendario sono sicuramente tra gli strumenti fondamentali per la gestione del tempo, benché abbiano scopi e funzioni differenti.
Dietro a quello che può sembrare uno strumento semplice e quasi banale si cela un mondo di potenzialità pronte a migliorare la vostra organizzazione. Tuttavia, queste rimangono inaccessibili finché non si comprende appieno il funzionamento delle to-do list.
La felicità non deriva dal fare ciò che amiamo fare, ma dall’amare ciò che è necessario fare.” Wilferd A. Peterson.
Perché le to-do list?
Ecco 7 validi motivi che potrebbero farvi riconsiderare i vantaggi dell’utilizzo di questo strumento, se ancora non ne siete del tutto convinti:
- Alleggerire la mente: siete stanchi di sentirvi sopraffatti? Mettere tutto nero su bianco significa liberarsi dall’ansia di dimenticare qualcosa. La vostra mente vi ringrazierà. In questo modo sarete pronti per cogliere nuove idee e rielaborarle con maggiore lucidità.
- Mettere a fuoco le priorità: con una visione d’insieme chiara, saprete esattamente dove concentrare le energie. Niente più tempo perso a chiedervi “E adesso che faccio?”.
- Strumento di pianificazione e programmazione: Che stiate gestendo un progetto o la vostra giornata, avvertirete un maggiore controllo. Se ad esempio state gestendo un progetto e volete assicurarvi di aver chiarito quali sono le prossime azioni da compiere per la riuscita del progetto e se vi sono dei compiti che sono legati ad una data specifica (in questo caso vanno nel Calendario).
- Chiarezza mentale: Quando scrivete le cose da fare, siate concisi come un maestro zen. Eliminate il superfluo e andate dritto al punto. È come fare pulizia nel tuo cervello. La lista, infatti, è una forma di scrittura sintetica, che obbliga a ridurre il numero di frasi e di parole per esprimere un concetto, una sensazione: una sola riga per ottenere il massimo dell’efficacia in termini di comunicazione di una sensazione. Conservate solo l’essenziale.
- Motivazione: Vedere i progressi fatti è gratificante. Se poi utilizzate uno strumento cartaceo non c’è storia, la soddisfazione di depennare un compito su carta può regalarvi leggerezza e soddisfazione impagabili.
- Flessibilità: Consente di adattarsi ai cambiamenti di priorità. Sopratutto quando usate uno strumento digitale. Trovo fantastico la comodità con cui si può modificare l’ordine della lista, eventualmente migrarla in una lista di contesto specifica o fare semplicemente un copia e incolla.
- Responsabilità: Terrete fede agli impegni: Mai più “Ops, me ne sono dimenticato”. Avrete sempre sott’occhio cosa avete promesso e a chi. La vostra reputazione vi ringrazierà. Inoltre avendo maggiore consapevolezza di cosa state portando avanti, avete sempre la possibilità di poter rinegoziare con il vostro interlocutore o con voi stessi i termini di uno o più progetti.
Cos’è davvero una to-do list?
Probabilmente pensate che una lista di cose da fare sia semplicemente…una lista. Ma c’è molto di più da scoprire. La definizione della Treccani descrive una lista come un “elenco ordinato di elementi“. Apparentemente semplice, ma andiamo oltre la superficie. Immagino che le prime liste che vi vengono in mente siano quella della spesa o la classica to-do list. Sono infatti le più comuni, ma rappresentano solo la punta dell’iceberg.
Ecco gli aspetti chiave da considerare riguardo le liste:
- Il formato è secondario: Che sia carta, Excel o un’app, scegliete ciò che vi è più congeniale. L’essenziale è la logica sottostante.
- L’ordine è fondamentale: Una lista non è un insieme casuale di elementi. C’è sempre una struttura, un metodo.
- Contenuto versatile: Nomi, verbi, frasi complete… inserite ciò che serve. Non limitatevi.
Il punto cruciale? Una lista è il vostro modo personale di strutturare le informazioni. È come il vostro cervello organizza il mondo, trasferito su un supporto esterno.
E ora, preparatevi a una sorta di rivelazione: non esiste una lista perfetta universale. La lista ideale è quella che funziona per voi. Per il vostro lavoro, la vostra vita, il vostro modo di ragionare.
Quindi, abbandonate la ricerca del sistema “perfetto”. È il momento di crearne uno su misura per voi. Siete pronti a rivoluzionare il vostro approccio all’organizzazione? O preferite continuare a navigare nell’incertezza?
Differenti modi di utilizzare una lista
Prima di raccontarti come le uso io, ti segnalo che puoi usare una lista per:
- Organizzare le attività in base al contesto specifico in cui normalmente vi potete trovare. Ecco alcuni esempi: “Attività in ufficio”, “In giro”, “Al telefono”, etc. Qui il vantaggio è di ottimizzare il tempo e le risorse a disposizione senza disperdere l’attenzione su ciò che in quel momento non potete fare, quindi avere una concentrazione mirata al contesto in cui vi trovate.
- Creare una lista dedicata per ogni progetto importante/specifico. Esempio: “Azioni per il lancio del nuovo sito web” Il vantaggio qui è ottenere una visione chiara delle fasi progettuali e delle priorità da attenzionare.
- Gestire efficacemente le faccende quotidiane. Esempio: adottando una “lista della spesa condivisa” digitalmente con il partner. Così semplificate di molto le attività routinarie, e avrete un miglior coordinamento familiare risparmiando tempo e dimenticanze.
- Tenere sotto occhio le attività delegate e follow-up necessari. Ad esempio utilizzando una”Lista in attesa” potete controllare, quando ne sentite il bisogno, le risposte che state aspettando. In questo modo potete avere un controllo efficace sulle responsabilità esternalizzate, nulla sfugge, vi sentirete più alleggeriti.
Inoltre le liste rappresentano strumenti straordinari per la crescita personale. Sono un metodo efficace per individuare i propri punti di riferimento e per promuovere una sana introspezione.
Attraverso la creazione di liste, possiamo ascoltare noi stessi e chiarire i nostri valori, diventando così più consapevoli delle nostre aspirazioni e obiettivi. In questo modo, possiamo guidare il nostro percorso di sviluppo e prendere decisioni più allineate con chi siamo veramente.
Vi svelo come uso le liste (o almeno ci provo)
Se siete interessati ad un approccio originale alle liste, vi consiglio vivamente di leggere “L’arte delle liste” di Dominique Loreau. Tuttavia, nel frattempo, voglio condividere con voi una “lista” delle MIE liste operative (di contesto) che utilizzo quotidianamente per organizzare le mie attività lavorative e familiari:
- Lista Progetti (per allenare la mia visione del futuro partendo da una base di 1-2 anni, le liste sono un ottimo strumento di visualizzazione)
- Personale (per le attività personali e familiari)
- Al computer (per tutto quello che posso fare solo davanti al PC)
- In giro (per le cose da fare fuori casa o fattibili anche quando sono in giro)
- Al telefono (raggruppo le chiamate che dovrei o vorrei fare)
- In attesa (mi annoto quello che attendo dall’esterno, ed eventuali deleghe)
- Prima o poi, forse (tutto ciò che non è imminente, che vorrei fare oppure non ho ancora le idee chiare al riguardo)
Conoscete le liste di consultazione?
Oltre alle mie to-do list operative, ecco invece altre categorie di “liste di consultazione” che trovo particolarmente utili e piacevoli:
- Film che vorrei vedere
- Libri che vorrei leggere
- Da vedere o ascoltare contiene video, podcast e tematiche che vorrei approfondire su supporti multimediali
- Salerno [da vedere/fare], quando scopro qualcosa di nuovo della mia città me lo appunto per poi tornarci (es. nuovi ristoranti, negozi che non conosco, consigli di amici, mostre, ecc.)
- In valigia siccome mi piace viaggiare, mi aiuta a non dimenticare nulla quando bisogna partire
- Viaggi contiene la lista dei prossimi luoghi in cui vorrei organizzare vacanze, viaggi o esperienze
- Lista dei desideri dove ci sono tutti i regali che vorrei farmi (e che in effetti mi faccio!) dopo aver raggiunto un obiettivo, lavorativo o personale che sia.
Eccoci…siamo giunti alla fine, spero che questo viaggio insieme sia stato piacevole e soprattuto utile ad avere un quadro più chiaro. Quale il mio consiglio adesso? Sperimentate da subito solo pochi elementi che vi hanno colpito di più e consolidateli nelle vostre abitudini quotidiane. Una sana organizzazione che sia flessibile e realmente sostenibile, non richiede stravolgimenti improvvisi ma un approccio graduale e personalizzato.
Necessiti di supporto per progettare (o revisionare) un sistema di liste efficace per te?
A questo punto, se vi è piaciuto l’argomento potete proseguire per prove ed errori e fare vostri questi accorgimenti con il vostro tempo, mentre se desiderate padroneggiare in breve tempo questi strumenti allora avete due modalità di farlo come me:
Contattami per un colloquio gratuito di orientamento e ricevere un’offerta per un percorso personalizzato di gestione del tempo oppure prenota una sessione di consulenza individuale.
A presto!
